Controleer jij of jouw jaarrekening op tijd is gedeponeerd?
Het bestuur van een bv of nv moet de jaarrekening binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar opmaken. Soms kan de aandeelhoudersvergadering deze termijn met vijf maanden verlengen. Daarvoor zijn bijzondere omstandigheden nodig. Het besluit tot verlenging moet in een aandeelhoudersbesluit worden genomen. Het is uiteraard van belang dat daarbij de oproeptermijnen voor de aandeelhoudersvergadering in acht worden genomen. Wanneer de oproeping niet op tijd heeft plaatsgevonden is het besluit tot verlenging in beginsel geen wettig besluit.
Deponeren
Nadat het bestuur de jaarrekening heeft opgemaakt, moet de aandeelhoudersvergadering deze nog vaststellen. Ook daarvoor moet een aandeelhoudersbesluit worden genomen en ook hierbij is het van belang dat de oproeptermijnen in acht worden genomen.
Zodra de jaarrekening is vastgesteld moet deze binnen acht dagen gedeponeerd worden bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Als de deponering te laat heeft plaatsgevonden, kan iedere bestuurder in het geval van een faillissement worden aangesproken voor alle schulden van de vennootschap. Volgens de wet staat dan vast dat het bestuur zijn taak kennelijk onbehoorlijk heeft vervuld. Het bestuur is in dat geval hoofdelijk aansprakelijk voor de schulden. Dat is een verstrekkend gevolg. Een bestuurder komt alleen onder de aansprakelijkheid uit als aannemelijk wordt gemaakt dat andere omstandigheden de oorzaak van het faillissement waren. Dat kan best lastig zijn en vaak ben je dan al jaren aan het procederen tegen de curator. Die procedure kost niet alleen veel tijd, maar ook veel geld en energie.
Privé-aansprakelijkheid voorkomen
Voor een bestuurder van een vennootschap is het dus van groot belang dat de jaarrekening tijdig wordt opgemaakt. Vaak wordt dat verzorgd door een boekhouder of accountant. Deze stelt dan meestal ook de nodige besluiten van het bestuur en de aandeelhoudersvergadering op en verzorgt de deponering van de jaarrekening. Vaak gaat dat goed, maar niet altijd. Controleer daarom altijd zelf of de juiste termijnen in acht worden genomen. En vraag om een bewijs van deponering of controleer bij de Kamer van Koophandel of de jaarrekening is gedeponeerd. Dat is een kleine moeite, waarmee je grote problemen kunt voorkomen.
Belang van de vennootschap of jouw belang?
Kom je er zelf niet uit, schakel dan de hulp in van bijvoorbeeld jouw advocaat. Die kent de juridische regels en kan samen met jou het proces bewaken of vlot trekken. Zo kun jij aansprakelijkheid voorkomen. De boekhouder of accountant werkt in opdracht van de vennootschap en dus vanuit een ander belang. Jouw advocaat stelt jouw belang voorop!
Mario Versendaal
Scholtens advocaten & adviseurs
